SURAT MENYURAT

 A. Pengertian Surat Menyurat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain. Sedangkan surat menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi penerimaan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian, dan pengiriman.

B. Fungsi Surat

1. Sebagai media komunikasi
2. Sebagai bukti tertulis
3. Sebegai alat pengingat
4. Sebagai bukti historis
5. Sebagai pedoman kerja
6. Sebagai duta lembaga/organisasi

C. Jenis-jenis Surat

       Menurut tujuannya surat menyurat yang lazim ada di LP Ma’arif  NU adalah :

1. Surat Undangan, adalah surat yang berisi undangan kepada pihak lain untuk menghadiri kegiatan yang dilaksanakan oleh lembaga.
2. Surat Pemberitahuan, adalah surat yang berisi tentang kepada karyawan/staf/guru/wali murid/peserta didik, lembaga.
3. Surat Permohonan, adalah surat yang berisi permohonan tertentu kepada pihak tertentu.
4. Surat Panggilan adalah surat yang berisi suatu bentuk panggilan kepada seseorang.
5. Surat Tugas, adalah surat resmi yang dibuat oleh lembaga dimana isinya mengaskan seorang pegawai/staf/guru untuk melakukan tugas/pekerjaan tertentu. Setelah pekerjaan tersebut selesai, maka surat tugas menjadi tidak berlaku.
6. Surat Pengantar adalah surat yang dikirim atau disertakan bersama-sama barang atau dokumen lainnya. 
7. Surat Keterangan adalah surat yang isinya menerangkan seseorang atau suatu hal.
8. Surat Rekomendasi, adalah surat yang diterbitkan dengan tujuan memberikan pandangan yang positif dari pihak lain.
9. Surat Mandat, adalah surat yang bertujuan untuk memberikan kewenangan kepada seseorang untuk bertindak atas nama lembaga.
10. Surat Pernyataan, adalah keterangan tertulis yang dipakai untuk menjelaskan situasi atau keadaan.
11. Surat Perjanjian, adalah surat kesepakatan mengenai hak dan kewajiban masing- masing pihak untuk berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu.
12. Surat Kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang dari seseorang/pejabat tertentu kepada seseorang untuk mewakili posisinya sebagai pejabat lembaga.
13. Surat Peringatan, adalah surat yang bermaksud mengingatkan kesalahan pengurus/karyawan/staf/guru/peserta didik.
14. Surat Perjalanan Dinas (SPD) adalah surat tugas yang dikeluarkan oleh lembaga kepada karyawari/staf/guru untuk melaksanakan keperluan dinas.
15. Surat Keputusan, adalah surat yang berisi suatu keputusan yang dibuat oleh Lembaga berkaitan dengan kebijakan lembaga.
16. Memo atau memorandum, adalah surat dalam format lembaran kecil yang berisi pesan ringkas terdiri dari : kop, penerima, pengirim, isi pesan, tanggal pengiriman, paraf, dan nama terang pengirim.

D. Ketentuan Surat

1. Menggunakan kertas HVS ukuran folio 70 gram warna putih
2. Batas margin atas, bawah, kanan, kiri adalah 1,5cm
3. Menggunakan model block style (rata kiri)
4. Huruf yang digunakan adalah arial (kecuali kop ada aturan tersendiri)
5. Ukuran huruf (standard) yang digunakan adalah 12 (kecuali kop ada aturan tersendiri)
6. Untuk surat bersambung, atau surat yang lebih dari 1 (satu) halaman, maka di halaman kedua dan seterusnya diawali dengan penulisan ulang nomor dan perihal surat dengan model miring/italic.

E. Bagian-bagian surat

1. Kepala/kop surat

a. Kop surat terdiri dari logo NU (sesuai AD/ART NU) berada di sebelah kiri.
b. Kop surat dibuat rata kiri dan berada di sebelah kanan logo lembaga.
c. Tulisan kop untuk MWC Ma'arif NU

• Baris pertama, contoh: "MAJELIS WAKIL CABANG NAHDLATUL ULAMA KEC. SUMBANG" menggunakan format word art dan font Tahoma dengan ukuran maksimal margin.
• Baris kedua adalah nama lembaga pendidikan, missal: "LEMBAGA PENDIDIKAN MA'ARIF" menggunakan format word art dan font Tahoma Bold dengan ukuran maksimal margin. 
• Baris ketiga alamat diisi, misal: "Jl. KH. Abdurrahman Wahid No. 26 Kec. Sumbang Kab. Banyumas 53162 Telp. 0281-XXXXX" email: xxxxxx Website: XXXXX ditulis dengan font arial dengan ukuran 11.

d. Tulisan kop untuk Badan Pelaksana Penyelenggaraan Pendidikan Ma'arif NU (BPPPMNU)

• Baris pertama, contoh: “MAJELIS WAKIL CABANG MA’RIF NU KEC LUMBIR" menggunakan format word art dan font Tahoma dengan ukuran maksimal margin. 
• Baris kedua, misal: “BADAN PELAKSANA PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN MA’RIF NU (BPPPMNU) MTs. MA’RIF NU 1 LUMBIR" menggunakan fomat word art dan font Tahoma Bord dengan ukuran maksimal margin. 
• Baris ketiga alamat, misal: "Jl. KH. Hasyim Asy’ari No. 33 Kec. Lumbir Kab. Banyumas 53176 Telp. O281-XXXXX,” Email: xxxxxx website: XXXXX ditulis dengan font arial dengan ukuran 11.

e. Tulisan kop untuk sekolah/madrasah adalah: 

• Baris pertama: "LEMBAGA PENDIDIKAN MA’RIF NU KAB. BANYUMAS" menggunakan format word art dan font Tahoma dengan ukuran maksimal margin. 
• Baris kedua adalah nama lembaga pendidikan, misal: “MI MA’RIF NU I SANGGREMAN" menggunakan format word art dan font Tahoma Bold dengan ukuran maksimal margin. 
• Baris ketiga alamat, misar: "Jl. Masjid No. 12 Desa Sanggreman Kec. Rawaro Kab. Banyumas 53173 Telp. 02gr-65745,, Email: xxxxxx website: xxxxx ditulis dengan font arial dengan ukuran 11.

f. Kop surat di akhiri dengan garis tunggal lurus dengan tulisan kop surat

2. Nomor surat

a. Nomor urut dimulai dari bulan Januari s.d. bulan Desember dalam satu tahun.

b. Nomor surat ditulis lengkap: "Nomor" bukan "No. dan ditulis di bawah kop surat, kecuali surat-surat tertentu (jenis surat no. 5-15) ditulis rata tengah di bawah nama jenis surat.

c. Jarak dari kop surat ke nomor surat adalah satu spasi (enter). 

d. Yang dimaksud nomor surat adalah nomor urut pembuatan surat dalam lembaga/sekolah/madrasah sesuai urutan dalam buku agenia surat keluar. 

e. Adapun ketentuan nomenklatur dan kodifikasi surat terdiri dari ; 

1) Nomor surat untuk MWC Ma,arif NU 

• Nomor urut surat 
• Inisial lembaga, yakni MWCMNU 
• Nomenklatur surat, yakni kode kabupaten dan kode kecamatan dimana diantara keduanya diapit tanda titik (.) 
• Kode untuk jenis surat. 
• Bulan pembuatan surat (ditulis dengan angka romawi). 
• Tahun pembuatan surat.  Contoh: 99/MWCMNU/33.21/SP/II/2020

2) Nomor surat untuk BPPPMNU

• Nomor urut surat
• Inisial lembaga, yakni BPPPMNU
• Nomenklatur surat, yakni kode kabupaten dan kode kecamatan diantara keduanya diapit tanda titik (.)
• Kode sekolah/madrasah
• Kodeuntukjenissurat. 
• Bulan pembuatan,surat'(ditulis denganr angka romawi).
• Tahun pembuatan surat. Contoh: 99/BPPPMNU/33.15/MI-01/SK/II/2020

3) Nomor surat untuk sekolah/madrasah

a) Nomor urut surat

b) Inisial lembaga, yakni LPM 

c) Nomenklatur surat, yakni kode kabupaten dan kode kecamatan dimana diantara keduanya diapit tanda titik (.) 

d) Kode sekolah/madrasah

e) Kode untuk jenis surat.

f) Bulan pembuatan surat (ditulis dengan angka romawi). 

g) Tahun pembuatan surat. Contoh: 54/LPM/33.08/MI-32/A/II/2020

3. Tanggal surat

a. Tanggal surat ditulis, lurus, di sebelah kanan nomor surat dengan indentasi rata  kanan. Kecuali surat-surat tertentu (jenis surat no. 5-15) ditulis di atas nama pembuat surat dan rata kiri.

b. Tanggal surat tidak boleh diawali dengan angka nol (0).
c. Tanggal surat di awali dengan nama tempat lembaga pembuat surat;

1) BPPPMNU SD/MI dan SD/MI ditulis nama desa/kelurahan 

2) MWC Ma'arif NU, BPPPMNU SMP/MTs/SMA/MA/SMK, dan SMP/MTs/SMA/MA/SMK, ditulis nama kecamatan.

d. Tanggal ditulis dalam versi hijriyah dan masehi dengan format atas bawah dan diantaranyadibatasi dengan garis. 

Contoh: Gumelar, 30 Jumadil Awwal 1441 H.

25 Januari 2020 M.

4. Lampiran 

a) Lampiran ditulis di bawah nomor surat. 

b) Ditulis lengkap "Lampiran", berisi berkas yang dilampirkan biasanya ditulis dengan istilah lembar atau bendel, maupun penjelasan lain yang sesuai

c) Jika lampiran tidak ada maka diberikan tanda strip (-). 

d) Pencantuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara huruf, dan angka, pilih salah satu saja.

Contoh

1) Lampiran : 1 lembar

2) Lampilan: dualernbar 

3) Lampiran : 1 (3), artinya 1 bendel berisi 3 lembar

5. Perihal Surat

a) Perihal surat diketik di bawah lampiran surat.
b) Ditulis lengkap "Perihal", yang berisi penjelasan singkat dari maksud dan tujuan surat.
c) Perihal surat ditulis dengan huruf tebal (bold).
d) Huruf pertama pada setiap kata harus ditulis dengan huruf kapital.

6. Alamat Surat
a) Alamat pada sampul 

Alamat luar atau alamat sampul adalah alamat yang dituliskan pada sampul surat. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat pada sampul ; 

1) Sampul surat terdiri dari ; 

• Kop (seperti kop surat) 
• Nomor 
• Tanggal (penulisan seperli pada surat) 
• Lampiran 
• Perihal 
• Alamat penerima surat 

2) Alamat penerima surat diketik satu baris dengan perihal dan lurus tanggal surat. 

3) Alamat diar,vali dengan kata Kepada Yth. 

4) Di depan nama jabatan atau gelar tidak dicantumkan kata penyapa : Bapak, Ibu, Saudara, dll. Kecuali surat yang ditujukan pada perseorangan.

5) Tulis alamat surat dengan lengkap jelas, baik itu nama instansi ataupun nama orang yang dituju beserta alamat instansi maupun rumah. 

6) Jika menggunakan kata di, maka kata di diketik dengan huruf kecil. 

Contoh: 

Kepada Yth. 
PCNU Kabupaten Banyumas 
di Purwokerto 

Kepada Yth. 
Bapak H. Tohirin, S.Ag., M.Pd.I. 
d.a. SMK Ma'arif NU 2 Karanglewas 

Jalan Maqam Syekh Maqdum Wali 
Karanglewas

b) Alamat surat

1) Alamat surat diketik di bawah perihal dengan jarak2 spasi (enter).
2) Alamat diawali dengan kata Kepada Yth.
3) Di depan nama jabatan atau gelar tidak dicantumkan kata penyapa : Bapak, Ibu, Saudara, dll. Kecuali surat yang ditujukan pada perseorangan.
4) Tulis alamat surat dengan lengkap jelas, baik itu nama instansi ataupun nama orang yang dituju beserta alamat instansi maupun rumah. 
5) Jika menggunakankata di, maka kata di diketik dengan huruf kecil.

Contoh:

Kepada Yth.
PC. GP. Ansor Kabupaten Banyumas
di Purwokerto

Kepada Yth.
Bapak Akhmad Thontowi, M.Pd.I.
d.a. MI Ma'arif NU Pageraji
Jalan Raya Pageraji No. 55
Cilongok

7. Salam Pembuka

a) Diketik dibawah alamat dengan-jarak 2 spasi (enter)

b) Ditulis menggunakan tulisan latin secara lengkap (tanpa disingkat) dan dibuat miring serta tebal ; 

Assalamu' alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh 
    Bismillahirrahmanirrahim

c) Kecuali surat-surat tertentu (jenis surat no. 5-15) hanya ditulis ; Bismillahirrahmanirrahim

8. Isi Surat

a) isi surat diketik di bawah salam pembuka dengan jarak 2 spasi (enter).

b) Ditulis dengan bahasa yang santun dan mudah dimengerti, serta menggunakan kaidah EYD.

c) Surat yang mencatumkan sebuah kegiatan dengan hari, tanggal, waktu, tempat dalam satu kalimat maka kata: “hari, tanggal, waktu, tempat” ditulis menggunakan huruf kecil.

d) Dalam akhir surat sering ditulis: “kepadanya kami ucapkan terima kasih”, kalimat yang benar adalah: "kepada Bapak atau lbu, atau Saudara kami ucapkan terima kasih", karena surat adalah komunikasi yang ditujukan untuk pihak kedua, sedangkan kata: nya adalah kata ganti orang ketiga.

e) Hindari kata-kata yang tidak bakullazim, seperti kata "haturkan".

f) Untuk surat yang menyeftakan lampiran lazimnya diawali dengan kata "bersama ini".

9. Salam Penutup

a. Diketik dengan jarak 2 spasi (enter) di bawah isi surat dengan huruf miring dan tebal serta ditulis lengkap (tanpa disingkat): 

Wallahul Muwaliq lla Aqwamith-thariq 

Wassalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

b. Kecuali surat-surat tertentu (jenis surat no. 5-15) tanpa salam penutup dan hanya ditulis : “Wallahul Muwaliq lla Aqwamith-thariq”

10. Pembuat Surat

a. MWC Ma'arif NU 

1) Setelah salam penutup spasi (enter) 2 kali, tulislah dengan huruf kapital dengan indentasi center (rata tengah)

contoh: 

PENGURUS MWC MA'ARIF NU

KECAMATAN TAMBAK

2) Selanjutnya berikan space (enter) 4 kariuntuk ruang tandatangan. 

3) Surat ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris MWC Ma,arif NU1) 

4) Nama ketua dan sekretaris ditulis dengan huruf kapital.

5) Jabatan ketua dan sekretaris ditulis di bawah nama danrutakiri dengan nama dan dibatasi oleh garis bawah di bawah nama.

6) Surat di stempel dengan posisi di tengah antara tanda tangan ketua dan sekretaris serta stempel menyentuh tanda tangan sekretaris.

b. BPPPMNU

1) Setelah salam penutup spasi (enter) 2 kali, tulislah dengan huruf kapital dengan indentasi center (rata tengah). 

Contoh:

BADAN PELAKSANA PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN MA'ARIF NU (BPPPMNU)
SMA MA'ARIF NU 1 KEMRANJEN

2) Selanjutnya berikan space(enter) 4 kaliuntuk ruang tandatangan.
3) Surat ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris BPPPMNU.
4) Nama ketua dan sekretaris ditulis dengan huruf kapital.

5) Jabatan ketua dan sekretaris ditulis di bawah nama danratakiri dengan nama dan dibatasi oleh garis bawah di bawah nama.

6) Surat di stempel dengan posisi di tengah antara tanda tangan ketua dans ekretaris serta stempel menyentuh tanda tangan sekretaris.

c. Sekolah/madrasah

1) Setelah salam penutup ditulis kata “Kepala” rata kiri, lurus dengan pembuatan surat.

2) Berikan ruang 4 space (enter) untuk tanda tangan

3) Tulis nama lengkap kepala sekolah/madrasah beserta gelar yang ada dengan huruf kapital.

4) Tulis NIP. Jika kepala sekolah/madrasah seorang ASN, atau berikan tanda strip  (-) jika yang bersangkutan non-ASN.

5) Jeda antara nama dengan NIP berilah garis bawah

6) Surat di stempel di sebelah kanan dan menempel tanda tangan.

11. Tembusan

a. Tembusan ditulis miring (italic) dan diakhiri dengan tanda titik dua, contoh: Tembusan:
b. Tulis nama lembaga/instansi yang akan diberi tembusan.
c. Gunakan penomoran angka 1, 2, dst. jika tembusan lebih dari satu.
d. Karena surat semestinya dibuat 2 rangkap, satu untuk pihak terkait sedangkan satu lagi adalah untuk arsip maka tidak dibenarkan ada tembusan untuk arsip.

12. Untuk surat-surat tertentu bagian-bagian surat menyesuaikan dengan ketentuan umum yang berlaku, seperti:

a. Surat Perjanjian 

1) Tidak menggunakan kop surat, lampiran, perihal, alamat, salam pembuka, dan salam penutup. 

2) Nomor surat diisi nomor surat keduabelah pihak. 

3) Judul surat ditulis dengan jelas antara keduabelah pihak yang melakukan perjanjian. 

4) Berisi identitas keduabelah pihak yang mengadakan perjanjian. 

5) Berisi tentang perjanjian yang disusun dalam bentuk pasal perpasal. 

6) Surat dibuat rangkap 2 dan ditanda tangani oleh kedua pihak yang mengadakan perjanjian, menggunakan meterai 6. 000. 

7) Surat untuk pihak pertama maka posisi meterai berada di pihak kedua, dan surat untuk pihak kedua maka meterai berada di pihak pertama. 

8) Tanda tangan dan stempel sebagian menempel ke meterai.

b. Surat Perjalanan Dinas 

1) Tidak menggunakan lampiran. alamat, salam pembuka, dan salam penutup. 

2) Surat berisi data pemberi tugas, orang yang ditugasi, keperluan perjalanan dinas, waktu dan tempat, biaya yang dibebankan, moda transportasi yang digunakan, dan tanda tangan pihak penyelenggara kegiatan.

c. Surat Keputusan 

1) Tidak menggunakan lampiran, dan alamat. 
2) Unsur-unsur surat keputusan: 

a) Konsideran, yaitu: landasan atau dasar hukum dibuatnya keputusan tersebut. Diawali dengan kata misal: “Menimbang, Mengingat, Memperhatikan”. 

• Menimbang, merupakan pernyataan berisi tentang suatu pemikiran tentang dikeluarkan keputusan tersebut. 
• Memperhatikan, merupakan pernyataan tentang fakta, situasi, dan kondisi yang mendorong untuk dikeluarkannya keputusan tersebut.  
• Mendengarkan, adanya usul dan saran yang pernah disampaikan oleh pihak tertentu. 
• Mengingat, merupakan pernyataan yang menyebutkan peraturan atau perundang-undangan yang melandasi dikeluarkannya keputusan tersebut. 

b) Desiseratum, yaitu: bagian yang berisi tujuan Surat Keputusan itu dibuat. 
c) Diktum, yaitu: isi keputusafi, yang ditandai adanya kata: “Memutuskan” dan “Menetapkan”. 

3) Surat Keputusan selalu disertai dengan tembusan karena menyangkut banyak pihak yang harus diberitahu tentang adanya keputusan kebijakan tersebut.

d. Surat Kuasa 

1) Surat kuasa tidak menggunakan lampiran, dan alamat

2) Berisi data lengkap pemberi kuasa dan penerima kuasa. 

3) Surat berisi pernyataan maksud dan tujuan penguasaan yang diberikan oleh pemberi kuasa. 

4) Surat ditanda tangani oleh pemberi kuasa dan penerima kuasa dan dibubuhi meterai 6.000 di tanda tangan pemberi kuasa. 

5) Posisi meterai berada di pihak pemberi kuasa.