Cara Membuat Rekap Tagihan Siswa Dengan Mail Merge

May 29, 2020 1 comment

Saat akhir tahun seorang guru yang merangkap sebagai wali kelas mempunyai tugas membuat laporan hasil pembelajaran siswa selama satu semester kepada wali murid yang di tuangkan ke dalam raport, namun selain itu terkadang guru yang merangkap tugas tambahan sebagai wali kelas juga merangkap sebagai bendahara kelas, baik itu pembayaran LKS atau pembayaran lainnya. Karena merangkap juga sebagai bendahara kelas secara otomatis harus membuat laporan keuangan yang harus dilaporkan kepada kepala sekolah, sekaligus kepada wali siswa karena terkadang ada yang belum lunas.

Untuk meringankan tugas seorang wali kelas yang merangkap sebagai bendahara kelas bisa memanfaatkan fasilitas Microsoft Excel untuk membuat rekapan pembayaran tanggungan siswa yang kemudian di cetak/print out menggunakan fasilitas Mail Merge yang ada di microsoft word sehingga guru tersebut tidak menulis dan mencetak satu persatu rekapan tanggungan siswa atau dengan kata lain mencetak secara otomatis.

Dengan merekap dan mencetak tanggungan yang harus dibayarkan siswa secara otomatis maka akan meringankan tugas guru yang merangkap sebagai bendahara kelas tersebut dan kalau ditilik dari waktu, tenaga dan biaya sangat efektif dan efisien.

Lalu yang menjadi pertanyaan bagaimana cara membuatnya?

Untuk membuat rekapan dan mencetak tanggungan siswa adalah sebagai berikut:

1. Kita Buka Microsoft Word Kemudian buka lembar kerja baru

2. Atur lembar kerja caranya : klik Layout >> klik tanda panah kecil di bawah >> page Setup >> pilih Paper >> pilih kertas ukuran Letter, di bagian Height rubah menjadi 33 cm >> Klik menu Margin di bagian Top, Left, Bottom Right di isi 1 cm semuanya, kemudian klik OK

3. Klik Mailings >> Klik Start Mail Merge >> Labels >> akan muncul label option >> New Label >> muncul Label Detail >> di bagian label name kasih nama (di sini saya kasih nama Label Tagihan Smt ok >> Top margin = 1 cm, side margin = 1 cm, vertical pitch = 8 cm, label height = 7 cm, label width= 19,3 cm, number across= 1 number down= 4, page size = custom, page width= 21,5 cm, page height= 33 cm >> klik OK >> Klik OK lagi.

4. letakkan kursor di pojok kiri atas

>> buat judul dan tabel seperti di bawah ini

>> klik Update Label >> simpan file word mail merge ini di dalam folder tersendiri.

5. buka excel >> simpan dengan nama data base (bebas mau di beri nama apa) >> simpan di folder yang sama dengan file word mail merge yang tadi >> buat tabel seperti di bawah >> isi tabel tersebut dengan data real pembayaran siswa >> tutup file excel data base tersebut.

Di kolom jumlah uang infak bulanan atau cell O2 masukkan rumus =SUM(C2;D2;E2;F2;G2;H2;I2;J2;K2;L2;M2;N2) terus copy ke bawah dan di kolom kekurangan infak bulanan atau cell P2 masukkan rumus =O2-240000 Copy ke bawah.

Di kolom jumlah infak pembangunan atau cell AG2 masukkan rumus =SUM(U2;V2;W2;X2;Y2;Z2;AA2;AB2;AC2;AD2;AE2;AF2) terus copy ke bawah dan di kolom kekurangan infak pembangunan atau cell AH2 masukkan rumus =AG2-100000 Copy ke bawah.

Di kolom JUMLAH LKS SMT 1 atau cell AP2 masukkan rumus =SUM(AM2:AO2) terus copy ke bawah dan di kolom KURANG LKS SMT 1 atau cell AQ2 masukkan rumus =AP2-105000 Copy ke bawah.

Di kolom JUMLAH LKS SMT 2 atau cell AU2 masukkan rumus =SUM(AR2:AT2) terus copy ke bawah dan di kolom KURANG LKS SMT 1 atau cell AV2 masukkan rumus =AU2-115000 Copy ke bawah.

Di kolom KEKURANGAN PTS 2 atau cell BE2 masukkan rumus =BD2-15000 terus copy ke bawah dan di kolom KEKURANGAN GERBU LP MA'ARIF atau cell BK2 masukkan rumus =BJ2-12000 Copy ke bawah.

Di kolom KEKURANGAN IURAN PRAMUKA atau cell BO2 masukkan rumus =BN2-6000 terus copy ke bawah dan di kolom KEKURANGAN IURAN PMI atau cell BS2 masukkan rumus =BR2-3000 Copy ke bawah.

Di kolom KEKURANGAN RAPORT K13 atau cell BW2 masukkan rumus =BV2-50000 terus copy ke bawah dan di kolom JUMLAH KEKURANGAN INFAK BULANAN, PEMBANGUNAN, LKS atau cell BZ2 masukkan rumus =P2+AH2+AQ2+AV2+BE2+BK2+BO2+BS2+BW2 Copy ke bawah.

Terakhir di kolom JUMLAH UANG MASUK PER ANAK atau cell CA2 masukkan rumus =SUM(O2;AG2;AP2;AU2;BD2;BJ2;BN2;BR2;BV2).

TUTUP FILE EXCEL NYA!!

6. Buka kembali file word mail merge yang tadi dibuat >> Klik mailing >> klik Select Recipient >> Use an exixting List

pilih file excel data base yang tadi di buat dan klik open

maka akan muncul pop up select table >> pilih INFAKS DAN KLIK OK

letakkan kursor di sebelah kanan titik dua di nama absen

Klik Insert Merge Field pilih NAMA kemudian letakkan kursor lagi di sebelah titik dua untuk NO ABSEN kemudian Klik Insert Merge Field pilih NO

Isi total tagihan dengan mengetik secara langsung

7. letakkan kursor di kolom SUDAH BAYAR kemudian Klik Insert Merge Field pilih sesuai dengan jenis tagihan

8. letakkan kursor di kolom KEKURANGAN kemudian Klik Insert Merge Field pilih sesuai dengan jenis tagihan.

9. Untuk memisahkan ribuan agar memudahkan untuk membaca angka, klik kanan angka di bagian kolom yang di inginkan baik itu kolom SUDAH BAYAR atau KEKURANGAN , pilih Toggle Field Code